문서정리 분류·파일명·버전·보관 기준 만들기
문서정리는 파일을 모으는 것보다 분류와 이름·버전·보관 기준을 정하는 일이 중요합니다. 원본 보존과 중복·폐기 승인, 검색용 목록과 최종 인수에서 확인할 항목을 안내합니다.
- 문서 범위
- 분류 기준
- 파일명·버전
- 원본 보존
- 목록 인수
🔎 먼저 정리할 네 가지
정리할 자료와 사용 목적을 정하세요
전자 파일과 스캔·종이 문서 중 대상과 수량을 정리하고 누가 어떤 상황에서 찾는지 설명합니다.
폴더와 문서 유형·표시 항목을 합의하세요
상위 분류와 문서 유형, 날짜·프로젝트·담당자 등 필요한 목록 필드를 정합니다.
파일명과 버전·중복 기준을 정하세요
파일명에 넣을 날짜와 제목·버전의 순서와 표기 규칙을 정합니다.
보존·접근과 폐기 승인을 확인하세요
법정·계약상 보관 등 필요한 문서는 담당 부서의 기준을 확인하고 작업자가 임의로 보존 기간을 정하지 않게 합니다.
정리할 자료와 사용 목적을 정하세요
전자 파일과 스캔·종이 문서 중 대상과 수량을 정리하고 누가 어떤 상황에서 찾는지 설명합니다. 부서·사업·기간 등 분류 후보와 현재 불편을 적으세요. 자료의 내용을 고치는 편집과 형식·폴더를 정리하는 작업은 구분하고 포함할 범위를 협의합니다.
폴더와 문서 유형·표시 항목을 합의하세요
상위 분류와 문서 유형, 날짜·프로젝트·담당자 등 필요한 목록 필드를 정합니다. 분류가 겹치거나 소속이 불명확한 자료는 임의로 배치하지 않도록 보류 기준을 마련하세요. 원본 위치와 정리 후 위치를 대응할 수 있는 목록을 남기면 인수와 검색에 도움이 됩니다.
파일명과 버전·중복 기준을 정하세요
파일명에 넣을 날짜와 제목·버전의 순서와 표기 규칙을 정합니다. 내용이 같은 복사본과 서로 다른 개정본을 혼동하지 않도록 비교 기준을 협의하세요. 이름이 비슷하다고 삭제하거나 덮어쓰지 말고 최신·승인본의 판단 담당과 중복 처리 승인 절차를 정합니다.
보존·접근과 폐기 승인을 확인하세요
법정·계약상 보관 등 필요한 문서는 담당 부서의 기준을 확인하고 작업자가 임의로 보존 기간을 정하지 않게 합니다. 비공개·개인정보 문서의 접근·전달 권한도 구분하세요. 삭제·폐기는 별도 승인 대상으로 남기고 작업 중에는 원본과 변경 기록의 보존 방법을 협의합니다.
샘플 검색과 인수 목록을 확인하세요
대표 문서를 정한 경로·이름·목록으로 찾을 수 있는지 확인합니다. 누락과 보류·중복 후보, 이름 변경과 이동 내역을 결과물과 함께 인수하세요. 앞으로 새 문서를 넣는 방법과 버전 갱신·권한 관리 담당을 정해 한 번 정리한 체계를 계속 사용할 수 있게 합니다.
📋 문서정리 문의 준비표
| 확인할 구분 | 준비할 정보 | 문의할 내용 |
|---|---|---|
| 대상·분류 | 자료 유형·기간·사용자 | 폴더와 목록 필드 |
| 규칙·보존 | 파일명·버전·중복·권한 | 덮어쓰기·폐기 승인 |
| 검수·인수 | 검색 표본·누락·변경 기록 | 신규 자료 운영 기준 |
✅ 준비부터 완료 확인까지
- 대상 자료와 사용 목적·정리 범위를 정합니다.
- 분류·파일명·버전·보류 기준을 합의합니다.
- 원본·권한·중복·폐기 승인 절차를 확인합니다.
- 검색 표본과 목록·운영 설명을 인수합니다.
💬 문서정리 자주 묻는 질문
중복 파일은 모두 지우나요?
복사본과 개정본의 판단 기준을 정하고 삭제는 별도 승인에 따라 처리해야 합니다.
문서 내용도 고쳐주나요?
정리와 내용 편집은 범위가 다를 수 있어 포함 항목을 확인하세요.
보관 기간은 누가 정하나요?
기관의 담당 부서가 법·계약·업무 기준을 확인해 정하도록 하세요.
원본 위치를 남겨야 하나요?
이동·이름 변경 전후를 대응하는 목록이 있으면 누락 확인과 인수에 도움이 됩니다.
정리 후 새 문서는 어떻게 넣나요?
분류·명명·버전 갱신 규칙과 관리 담당을 인수 문서로 받아 두세요.
🤝 서비스·견적·모집 안내
필요한 정보를 정리하고 안내를 확인하세요
문서 범위와 분류·보존 기준을 정리해 문서정리 안내를 확인하세요.